doc/html/ch03.html

   1 <html><head>
   2       <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
   3    <title>Kapitel 3. Features und Funktionen</title><link rel="stylesheet" type="text/css" href="style.css"><meta name="generator" content="DocBook XSL Stylesheets V1.76.1-RC2"><link rel="home" href="index.html" title="kivitendo 3.0.0: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="up" href="index.html" title="kivitendo 3.0.0: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="prev" href="ch02s16.html" title="2.16. kivitendo ERP verwenden"><link rel="next" href="ch03s02.html" title="3.2. Dokumentenvorlagen und verfügbare Variablen"></head><body bgcolor="white" text="black" link="#0000FF" vlink="#840084" alink="#0000FF"><div class="navheader"><table width="100%" summary="Navigation header"><tr><th colspan="3" align="center">Kapitel 3. Features und Funktionen</th></tr><tr><td width="20%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s16.html">Zurück</a>&nbsp;</td><th width="60%" align="center">&nbsp;</th><td width="20%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr></table><hr></div><div class="chapter" title="Kapitel 3. Features und Funktionen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title"><a name="features"></a>Kapitel 3. Features und Funktionen</h2></div></div></div><div class="sect1" title="3.1. Wiederkehrende Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title" style="clear: both"><a name="features.periodic-invoices"></a>3.1. Wiederkehrende Rechnungen</h2></div></div></div><div class="sect2" title="3.1.1. Einführung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.introduction"></a>3.1.1. Einführung</h3></div></div></div><p>Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert
   4         und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben.
   5         Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen
   6         umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die
   7         Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden
   8         Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht
   9         wiederzufinden sind.</p></div><div class="sect2" title="3.1.2. Konfiguration"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.configuration"></a>3.1.2. Konfiguration</h3></div></div></div><p>Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren,
  10         findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf
  11         "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen
  12         Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird außerdem noch
  13         angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist
  14         oder nicht.</p><p>Folgende Parameter kann man konfigurieren:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">Status</span></dt><dd><p>Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung
  15               erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. Anfang eines
  16               neuen Monats).</p><p>Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine
  17               wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer
  18               nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim
  19               nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten
  20               aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies
  21               verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.</p><p>Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen
  22               erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den
  23               Berichten anzeigen lassen.</p></dd><dt><span class="term">Periodizität</span></dt><dd><p>Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue
  24               Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem
  25               Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer
  26               mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt
  27               wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der
  28               Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.</p></dd><dt><span class="term">Buchen auf</span></dt><dd><p>Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus
  29               Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den
  30               Buchungsgruppen der betreffenden Waren.</p></dd><dt><span class="term">Startdatum</span></dt><dd><p>ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden
  31               soll</p></dd><dt><span class="term">Enddatum</span></dt><dd><p>ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden
  32               sollen</p></dd><dt><span class="term">Automatische Verlängerung um x Monate</span></dt><dd><p>Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des
  33               eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man
  34               hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum
  35               automatisch nach hinten geschoben wird.</p></dd><dt><span class="term">Drucken</span></dt><dd><p>Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten
  36               Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.</p></dd></dl></div><p>Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
  37         Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
  38         Konfiguriert wird dies in der <a class="link" href="ch02s04.html#config.config-file.sections-parameters" title="2.4.2. Abschnitte und Parameter">Konfigurationsdatei</a>
  39
  40                <code class="filename">config/kivitendo.conf</code> im Abschnitt
  41         <code class="varname">[periodic_invoices]</code>.</p></div><div class="sect2" title="3.1.3. Spezielle Variablen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.variables"></a>3.1.3. Spezielle Variablen</h3></div></div></div><p>
  42           Um die erzeugten Rechnungen individualisieren zu können, werden beim Umwandeln des Auftrags in eine Rechnung einige speziell
  43           formatierte Variablen durch für die jeweils aktuelle Abrechnungsperiode gültigen Werte ersetzt. Damit ist es möglich, z.B. den
  44           Abrechnungszeitraum explizit auszuweisen. Eine Variable hat dabei die Syntax <code class="literal">&lt;%variablenname%&gt;</code>.
  45         </p><p>
  46           Diese Variablen werden in den folgenden Elementen des Auftrags ersetzt:
  47         </p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Interne Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Vorgangsbezeichnung</p></li><li class="listitem"><p>In den Beschreibungs- und Langtextfeldern aller Positionen</p></li></ul></div><p>Die zur Verfügung stehenden Variablen sind die Folgenden:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">
  48                      <code class="varname">&lt;%current_quarter%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%previous_quarter%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%next_quarter%&gt;</code>
  49                   </span></dt><dd><p>
  50                 Aktuelles, vorheriges und nächstes Quartal als Zahl zwischen <code class="literal">1</code> und <code class="literal">4</code>.
  51               </p></dd><dt><span class="term">
  52                      <code class="varname">&lt;%current_month%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%previous_month%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%next_month%&gt;</code>
  53                   </span></dt><dd><p>
  54                 Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Zahl zwischen <code class="literal">1</code> und <code class="literal">12</code>.
  55               </p></dd><dt><span class="term">
  56                      <code class="varname">&lt;%current_month_long%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%previous_month_long%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%next_month_long%&gt;</code>
  57                   </span></dt><dd><p>
  58                 Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Name (<code class="literal">Januar</code>, <code class="literal">Februar</code> etc.).
  59               </p></dd><dt><span class="term">
  60                      <code class="varname">&lt;%current_year%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%previous_year%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%next_year%&gt;</code>
  61                   </span></dt><dd><p>
  62                 Aktuelles, vorheriges und nächstes Jahr als vierstellige Jahreszahl (<code class="literal">2013</code> etc.).
  63               </p></dd><dt><span class="term">
  64                      <code class="varname">&lt;%period_start_date%&gt;</code>, <code class="varname">&lt;%period_end_date%&gt;</code>
  65                   </span></dt><dd><p>
  66                 Formatiertes Datum des ersten und letzten Tages im Abrechnungszeitraum (z.B. bei quartalsweiser Abrechnung und im ersten
  67                 Quartal von 2013 wären dies der <code class="literal">01.01.2013</code> und <code class="literal">31.03.2013</code>).
  68               </p></dd></dl></div></div><div class="sect2" title="3.1.4. Auflisten"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.reports"></a>3.1.4. Auflisten</h3></div></div></div><p>Unter Verkauf-&gt;Berichte-&gt;Aufträge finden sich zwei neue
  69         Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende
  70         Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die
  71         wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.</p></div><div class="sect2" title="3.1.5. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.task-server"></a>3.1.5. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen</h3></div></div></div><p>Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine
  72         wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht
  73         durch den <a class="link" href="ch02s07.html" title="2.7. Der Task-Server">Taskserver</a>, einen
  74         externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet
  75         werden sollte.</p></div><div class="sect2" title="3.1.6. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.create-for-current-month"></a>3.1.6. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen</h3></div></div></div><p>Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende
  76         Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum
  77         auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Taskserver
  78         den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung
  79         generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den
  80         Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt
  81         manuell über den Workflow.</p></div></div></div><div class="navfooter"><hr><table width="100%" summary="Navigation footer"><tr><td width="40%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s16.html">Zurück</a>&nbsp;</td><td width="20%" align="center">&nbsp;</td><td width="40%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr><tr><td width="40%" align="left" valign="top">2.16. kivitendo ERP verwenden&nbsp;</td><td width="20%" align="center"><a accesskey="h" href="index.html">Zum Anfang</a></td><td width="40%" align="right" valign="top">&nbsp;3.2. Dokumentenvorlagen und verfügbare Variablen</td></tr></table></div></body></html>