390d66e3da9cf7cb8f545d21d5cdf013efef7853
[kivitendo-erp.git] / doc / html / ch03s08.html
1 <html><head>
2       <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
3    <title>3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)</title><link rel="stylesheet" type="text/css" href="style.css"><meta name="generator" content="DocBook XSL Stylesheets V1.76.1-RC2"><link rel="home" href="index.html" title="kivitendo 3.5.8: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="up" href="ch03.html" title="Kapitel 3. Features und Funktionen"><link rel="prev" href="ch03s07.html" title="3.7. Artikelklassifizierung"><link rel="next" href="ch03s09.html" title="3.9. Webshop-Api"></head><body bgcolor="white" text="black" link="#0000FF" vlink="#840084" alink="#0000FF"><div class="navheader"><table width="100%" summary="Navigation header"><tr><th colspan="3" align="center">3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)</th></tr><tr><td width="20%" align="left"><a accesskey="p" href="ch03s07.html">Zurück</a>&nbsp;</td><th width="60%" align="center">Kapitel 3. Features und Funktionen</th><td width="20%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s09.html">Weiter</a></td></tr></table><hr></div><div class="sect1" title="3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title" style="clear: both"><a name="features.file_managment"></a>3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)</h2></div></div></div><div class="sect2" title="3.8.1. Übersicht"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e6621"></a>3.8.1. Übersicht</h3></div></div></div><p>Parallel zum alten WebDAV gibt es ein Datei-Management-System,
4         das Dateien verschiedenen Typs verwaltet. Dies können</p><div class="orderedlist"><ol class="orderedlist" type="1"><li class="listitem"><p>aus ERP-Daten per LaTeX Template erzeugte
5             PDF-Dokumente,</p></li><li class="listitem"><p>zu bestimmten ERP-Daten gehörende Anhangdateien
6             unterschiedlichen Formats,</p></li><li class="listitem"><p>per Scanner eingelesene PDF-Dateien,</p></li><li class="listitem"><p>per E-Mail empfangene Dateianhänge unterschiedlichen
7             Formats,</p></li><li class="listitem"><p>sowie speziel für Artikel hochgeladene Bilder sein.</p></li></ol></div><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Overview.png"></div></div></div><div class="sect2" title="3.8.2. Struktur"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e6648"></a>3.8.2. Struktur</h3></div></div></div><p>Über eine vom Speichermedium unabhängige Zwischenschicht werden
8         die Dateien und ihre Versionen in der Datenbank verwaltet. Darunter
9         können verschiedene Implementierungen (Backends) gleichzeitig
10         existieren:</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Dateisystem</p></li><li class="listitem"><p>WebDAV</p></li><li class="listitem"><p>Schnittstelle zu externen
11             Dokumenten-Management-Systemen</p></li><li class="listitem"><p>andere Datenbank</p></li><li class="listitem"><p>etc ...</p></li></ul></div><p>Es gibt unterschiedliche Typen von Dateien. Jedem Typ läßt sich
12         in der Mandantenkonfiguration ein bestimmtes Backend zuordnen.</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>"document": Das sind entweder generierte, eingescannte oder
13             hochgeladene PDF-Dateien, die zu bestimmten ERP-Daten
14             (ERP-Objekte, wie z.B. Rechnung, Lieferschein) gehören.</p></li><li class="listitem"><p>"attachment": zusätzlich hochgeladene Dokumente, die an
15             bestimmte ERP-Objekte angehängt werden, z.B. technische
16             Zeichnungen, Aufmaße. Diese können auch für Artikel, Lieferanten
17             und Kunden hinterlegt sein.</p></li><li class="listitem"><p>"image": Bilder für Artikel. Diese können auch verkleinert
18             in einer Vorschau (Thumbnail) angezeigt werden.</p></li></ul></div><p>Zusätzlich werden in der Datenbank zu den Dateien neben der
19         Zuordnung zu ERP-Objekten, Dateityp Dateinamen und Backend, in dem die
20         Datei gespeichert ist, auch die Quelle der Datei notiert:</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>"created": vom System erzeugte Dokumente"</p></li><li class="listitem"><p>"uploaded": hochgeladene Dokumente</p></li><li class="listitem"><p>"email": vom Mail-System empfangene Dateien</p></li><li class="listitem"><p>"scanner[1]": von einem oder mehreren Scannern erzeugte
21             Dateien. Existieren mehrere Scanner, so sind diese durch
22             unterschiedliche Quellennamen zu definieren.</p></li></ul></div><p>Je nach Dateityp sind nur bestimmte Quellen zulässig. So gibt es
23         für "attachment" und "image" nur die Quelle "uploaded". Für "document"
24         gibt es auf jeden Fall die Quelle "created". Die Quellen "scanner" und
25         "email" müssen derzeit in der Datenbank konfiguriert werden (siehe
26         <a class="xref" href="ch03s08.html#file_management.dbconfig" title="3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung">Datenbank-Konfigurierung</a>).</p></div><div class="sect2" title="3.8.3. Anwendung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e6700"></a>3.8.3. Anwendung</h3></div></div></div><p>Die Daten werden bei den ERP-Objekten als extra Reiter
27         dargestellt. Eine Verkaufsrechnung z.B. hat die Reiter "Dokumente" und
28         "Dateianhänge".</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Anhaenge.png"></div></div><p>Bei den Dateianhängen wird immer nur die aktuelle Version einer
29         Datei angezeigt. Wird eine Datei mit gleichem Namen hochgeladen, so
30         wird eine neue Version der Datei erstellt. Vorher wird der Anwender
31         durch einen Dialog gefragt, ob er eine neue Version anlegen will oder
32         ob er die Datei umbenennen will, falls es eine neue Datei sein
33         soll.</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Anhaenge-hochladen.png"></div></div><p>Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden,
34         solange in Summe die maximale Größe nicht überschritten wird (siehe
35         <a class="xref" href="ch03s08.html#file_management.clientconfig" title="3.8.4.1. Mandantenkonfiguration">Mandantenkonfigurierung</a>).</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Dokumente.png"></div></div><p>Sind keine weiteren Quellen für Dokumente konfiguriert, so gibt
36         es nur "erzeugte Dokumente". Es werden alle Versionen der generierten
37         Datei angezeigt. Für Verkaufsrechnungen kommen keine anderen Quellen
38         zur Geltung. Werden entsprechend der <a class="xref" href="ch03s08.html#file_management.dbconfig" title="3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung">Datenbank-Konfigurierung</a> zusätzliche Quellen konfiguriert,
39         so sind diese z.B. bei Einkaufsrechnungen sichtbar:</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Dokumente-Scanner.png"></div></div><p>Statt des Löschens wird hier die Datei zurück zur Quelle
40         verschoben. Somit kann die Datei anschließend an ein anderes
41         ERP-Objekt angehängt werden.</p><p>Derzeit sind "Titel" und "Beschreibung" noch nicht genutzt. Sie
42         sind bisher nur bei Bildern relevant.</p></div><div class="sect2" title="3.8.4. Konfigurierung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e6743"></a>3.8.4. Konfigurierung</h3></div></div></div><div class="sect3" title="3.8.4.1. Mandantenkonfiguration"><div class="titlepage"><div><div><h4 class="title"><a name="file_management.clientconfig"></a>3.8.4.1. Mandantenkonfiguration</h4></div></div></div><div class="sect4" title="3.8.4.1.1. Reiter &#34;Features&#34;"><div class="titlepage"><div><div><h5 class="title"><a name="d0e6749"></a>3.8.4.1.1. Reiter "Features"</h5></div></div></div><p>Unter dem Reiter <span class="bold"><strong>Features</strong></span>
43             im Abschnitt Dateimanagement ist neben dem "alten" WebDAV das
44             Dateimangement generell zu- und abschaltbar, sowie die Zuordnung
45             der Dateitypen zu Backends. Die Löschbarkeit von Dateien, sowie
46             die maximale Uploadgröße sind Backend-unabhängig</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-ClientConfig.png"></div></div><p>Die einzelnen Backends sind einzeln einschaltbar.
47             Spezifische Backend-Konfigurierungen sind hier noch
48             ergänzbar.</p></div><div class="sect4" title="3.8.4.1.2. Reiter &#34;Allgemeine Dokumentenanhänge&#34;"><div class="titlepage"><div><div><h5 class="title"><a name="d0e6765"></a>3.8.4.1.2. Reiter "Allgemeine Dokumentenanhänge"</h5></div></div></div><p>Unter dem Reiter <span class="bold"><strong>Allgemeine
49             Dokumentenanhänge</strong></span> kann für alle ERP-Dokumente (
50             Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen im Verkauf und
51             Einkauf ) allgemeingültige Anhänge hochgeladen werden.</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Allgemeine-Dokumentenanhaenge.png"></div></div><p>Diese Anhänge werden beim Generieren von PDF-Dateien an die
52             ERP-Dokumente angehängt, z.B. AGBs oder aktuelle Angebote. Es
53             werden in dem Fall die Daten kopiert, sodass an den ERP-Dokumenten
54             immer die Anhänge zum Generierungszeitpunkt eingebettet
55             sind.</p></div></div><div class="sect3" title="3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung"><div class="titlepage"><div><div><h4 class="title"><a name="file_management.dbconfig"></a>3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung</h4></div></div></div><p>Die zusätzlichen Quellen für "email" oder ein oder mehrere
56           Scanner sind derzeit vom Administrator direkt in der
57           Datenbanktabelle "user_preferences" einzurichten. Die "value" ist im
58           JSON-Format mit den jeweiligen Werten des Verzeichnisses und der
59           Beschreibung der Quelle.</p><pre class="programlisting">
60  id |  login    |  namespace   | version |   key    |          value
61 ----+-----------+--------------+---------+----------+---------------------------
62   1 | #default# | file_sources | 0.00000 | scanner1 |
63                              {"dir":"/var/tmp/scanner1","desc":"Scanner Einkauf"}
64   2 | #default# | file_sources | 0.00000 | scanner2 |
65                              {"dir":"/var/tmp/scanner2","desc":"Scanner Verkauf"}
66   3 | #default# | file_sources | 0.00000 | emails   |
67                              {"dir":"/var/tmp/emails","desc":"Empfangene Mails" }
68           </pre><p>Es ist daran gedacht, statt dem Default-Eintrag später für
69           bestimmte Benutzer ('login') bestimmte Quellen zuzulassen. Dies wird
70           nach Bedarf implementiert.</p></div><div class="sect3" title="3.8.4.3. kivitendo-Konfigurationsdatei"><div class="titlepage"><div><div><h4 class="title"><a name="file_management.kiviconfig"></a>3.8.4.3. kivitendo-Konfigurationsdatei</h4></div></div></div><p>Dort ist im Abschnitt [paths] der relative oder absolute Pfad
71           zum Dokumentenwurzelverzeichnis einzutragen. Dieser muss für den
72           Webserver schreib- und lesbar sein, jedoch nicht ausführbar.</p><pre class="programlisting">
73 [paths]
74 document_path = /var/local/kivi_documents
75           </pre><p>Unter diesem Wurzelverzeichnis wird pro Mandant automatisch
76           ein Unterverzeichnis mit der ID des Mandanten angelegt.</p></div></div></div><div class="navfooter"><hr><table width="100%" summary="Navigation footer"><tr><td width="40%" align="left"><a accesskey="p" href="ch03s07.html">Zurück</a>&nbsp;</td><td width="20%" align="center"><a accesskey="u" href="ch03.html">Nach oben</a></td><td width="40%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s09.html">Weiter</a></td></tr><tr><td width="40%" align="left" valign="top">3.7. Artikelklassifizierung&nbsp;</td><td width="20%" align="center"><a accesskey="h" href="index.html">Zum Anfang</a></td><td width="40%" align="right" valign="top">&nbsp;3.9. Webshop-Api</td></tr></table></div></body></html>