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Lx-Office verwendet eine Datenbank zum Speichern all seiner Informationen wie Kundendaten, Artikel, Angebote, Rechnungen etc. Um mit Lx-Office arbeiten zu können, muss eine Person einen Benutzeraccount haben. Jedem Benutzeraccount wiederum wird genau eine Datenbank zugewiesen, mit der dieser Benutzer arbeiten kann. Es ist möglich und normal, dass mehreren Benutzern die selbe Datenbank zugewiesen wird, sodass sie alle mit den selben Daten arbeiten können.
Die Basisdaten der Benutzer, die in der Administration eingegeben werden können, werden in einer zweiten Datenbank gespeichert, der bereits erwähnten Authentifizierungsdatenbank. Diese ist also den Produktivdaten enthaltenden Datenbanken vorgeschaltet. Pro Lx-Office-Installation gibt es nur eine Authentifizierungsdatenbank, aber beliebig viele Datenbanken mit Firmendaten.
Lx-Office lann seinen Benutzern Zugriff auf bestimmte Funktionsbereiche erlauben oder verbieten. Wird der Zugriff nicht gestattet, so werden der entsprechenden Menüpunkte auch nicht angezeigt. Diese Rechte werden ebenfalls in der Authentifizierungsdatenbank gespeichert.
Um Rechte verteilen zu können, verwendet Lx-Office ein Gruppen-Prinzip. Einer Gruppe kann der Zugriff auf bestimmte Bereiche erlaubt werden. Ein Benutzer wiederum kann Mitglied in einer oder mehrerer Gruppen sein. Der Benutzer hat Zugriff auf alle diejenigen Funktionen, die mindestens einer Gruppe erlaubt sind, in der der Benutzer Mitglied ist.
Die allgemeine Reihenfolge, in der Datenbanken, Gruppen und Benutzer angelegt werden sollten, lautet: