kivitendo verwendet eine Datenbank zum Speichern all seiner Informationen wie Kundendaten, Artikel, Angebote, Rechnungen etc. Um mit kivitendo arbeiten zu können, muss eine Person einen Benutzeraccount haben. Jedem Benutzeraccount wiederum wird genau eine Datenbank zugewiesen, mit der dieser Benutzer arbeiten kann. Es ist möglich und normal, dass mehreren Benutzern die selbe Datenbank zugewiesen wird, sodass sie alle mit den selben Daten arbeiten können.

Die Basisdaten der Benutzer, die in der Administration eingegeben werden können, werden in einer zweiten Datenbank gespeichert, der bereits erwähnten Authentifizierungsdatenbank. Diese ist also den Produktivdaten enthaltenden Datenbanken vorgeschaltet. Pro kivitendo-Installation gibt es nur eine Authentifizierungsdatenbank, aber beliebig viele Datenbanken mit Firmendaten.

kivitendo kann seinen Benutzern Zugriff auf bestimmte Funktionsbereiche erlauben oder verbieten. Wird der Zugriff nicht gestattet, so werden der entsprechenden Menüpunkte auch nicht angezeigt. Diese Rechte werden ebenfalls in der Authentifizierungsdatenbank gespeichert.

Um Rechte verteilen zu können, verwendet kivitendo ein Gruppen-Prinzip. Einer Gruppe kann der Zugriff auf bestimmte Bereiche erlaubt werden. Ein Benutzer wiederum kann Mitglied in einer oder mehrerer Gruppen sein. Der Benutzer hat Zugriff auf alle diejenigen Funktionen, die mindestens einer Gruppe erlaubt sind, in der der Benutzer Mitglied ist.

Die allgemeine Reihenfolge, in der Datenbanken, Gruppen und Benutzer angelegt werden sollten, lautet:

Zuerst muss eine Datenbank angelegt werden. Verwenden Sie für den Datenbankzugriff den vorhin angelegten Benutzer (in unseren Beispielen ist dies ‘kivitendo’).

Wenn Sie für die kivitendo-Installation nicht Unicode (UTF-8) sondern den europäischen Schriftsatz ISO-8859-15 benutzen wollen, so müssen Sie vor dem Anlegen der Datenbank in der Datei config/kivitendo.conf die Variable dbcharset im Abschnitt system auf den Wert ‘ISO-8859-15’ setzen.

Bitte beachten Sie, dass alle Datenbanken den selben Zeichensatz verwenden müssen, da diese Einstellungen momentan global in kivitendo vorgenommen wird und nicht nach Datenbank unterschieden werden kann. Auch die Authentifizierungsdatenbank muss mit diesem Zeichensatz angelegt worden sein.

Eine Gruppe wird in der Gruppenverwaltung angelegt. Ihr muss ein Name gegeben werden, eine Beschreibung ist hingegen optional. Nach dem Anlegen können Sie die verschiedenen Bereiche wählen, auf die Mitglieder dieser Gruppe Zugriff haben sollen.

Benutzergruppen sind unabhängig von Datenbanken, da sie in der Authentifizierungsdatenbank gespeichert werden. Sie gelten für alle Datenbanken, die in dieser Installation verwaltet werden.

Beim Anlegen von Benutzern werden für viele Parameter Standardeinstellungen vorgenommen, die den Gepflogenheiten des deutschen Raumes entsprechen.

Zwingend anzugeben sind der Loginname sowie die komplette Datenbankkonfiguration. Wenn die Passwortauthentifizierung über die Datenbank eingestellt ist, so kann hier auch das Benutzerpasswort gesetzt bzw. geändert werden. Ist hingegen die LDAP-Authentifizierung aktiv, so ist das Passwort-Feld deaktiviert.

In der Datenbankkonfiguration müssen die Zugriffsdaten einer der eben angelegten Datenbanken eingetragen werden.

Nach dem Anlegen von Benutzern und Gruppen müssen Benutzer den Gruppen zugewiesen werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

Wenn kivitendo 2.6.3 über eine ältere Version installiert wird, in der die Benutzerdaten noch im Dateisystem im Verzeichnis users verwaltet wurden, so bietet kivitendo die Möglichkeit, diese Benutzerdaten automatisch in die Authentifizierungsdatenbank zu übernehmen. Dies geschieht, wenn man sich nach dem Update der Installation das erste Mal im Administrationsbereich anmeldet. Findet kivitendo die Datei users/members, so wird der Migrationsprozess gestartet.

Der Migrationsprozess ist nahezu vollautomatisch. Alle Benutzerdaten können übernommen werden. Nach den Benutzerdaten bietet kivitendo noch die Möglichkeit an, dass automatisch eine Benutzergruppe angelegt wird. Dieser Gruppe wird Zugriff auf alle Funktionen von kivitendo gewährt. Alle migrierten Benutzern werden Mitglied in dieser Gruppe. Damit wird das Verhalten von kivitendo bis Version 2.4.3 inklusive wiederhergestellt, und die Benutzer können sich sofort wieder anmelden und mit dem System arbeiten.