Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben. Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht wiederzufinden sind.
Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird außerdem noch angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist oder nicht.
Folgende Parameter kann man konfigurieren:
Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. Anfang eines neuen Monats).
Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.
Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den Berichten anzeigen lassen.
Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.
Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den Buchungsgruppen der betreffenden Waren.
ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden soll
ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden sollen
Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum automatisch nach hinten geschoben wird.
Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.
Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
Konfiguriert wird dies in der Konfigurationsdatei
config/lx_office.conf im Abschnitt
[periodic_invoices].
Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.
Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht durch den Taskserver, einen externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet werden sollte.
Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Taskserver den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt manuell über den Workflow.