- Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und - Artikelangaben. Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen - würde, und auch die Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, - später leicht wiederzufinden sind. -
- Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf - "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird außerdem noch - angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist oder nicht. -
- Folgende Parameter kann man konfigurieren: -
- Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. Anfang eines neuen - Monats). -
- Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer - nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten aktiven - Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen. -
- Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den Berichten anzeigen - lassen. -
- Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem Startdatum wird - überprüft, ob für die Periode (beginnend immer mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt wurde. Unter Umständen - können bei einem Startdatum in der Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden. -
- Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den Buchungsgruppen - der betreffenden Waren. -
- ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden soll -
- ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden sollen -
- Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man hier die - Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum automatisch nach hinten geschoben wird. -
- Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen. -
- Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden. Konfiguriert wird
- dies in der Konfigurationsdatei
-
- config/lx_office.conf im Abschnitt [periodic_invoices].
-
- Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und - "Wiederkehrende Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die wiederkehrenden Rechnungen verschaffen - kann. -
- Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht durch den - Taskserver, einen externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet - werden sollte. -
- Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum auf - den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Taskserver den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung - generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt - manuell über den Workflow. -
Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert + und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben. + Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen + umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die + Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden + Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht + wiederzufinden sind.
Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, + findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf + "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen + Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird auÃerdem noch + angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist + oder nicht.
Folgende Parameter kann man konfigurieren:
Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung + erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. am Anfang + eines neuen Monats).
Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine + wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer + nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim + nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten + aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies + verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.
Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen + erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den + Berichten anzeigen lassen.
Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue + Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem + Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer + mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt + wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der + Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.
Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus + Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den + Buchungsgruppen der betreffenden Waren.
ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden + soll
ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden + sollen
Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des + eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man + hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum + automatisch nach hinten geschoben wird.
Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten + Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.
Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
+ Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
+ Konfiguriert wird dies in der Konfigurationsdatei
+
+ config/kivitendo.conf im Abschnitt
+ [periodic_invoices].
Um die erzeugten Rechnungen individualisieren zu können, werden
+ beim Umwandeln des Auftrags in eine Rechnung einige speziell
+ formatierte Variablen durch für die jeweils aktuelle
+ Abrechnungsperiode gültigen Werte ersetzt. Damit ist es möglich, z.B.
+ den Abrechnungszeitraum explizit auszuweisen. Eine Variable hat dabei
+ die Syntax <%variablenname%>.
Sofern es sich um eine Datumsvariable handelt, kann das
+ Ausgabeformat weiter bestimmt werden, indem an den Variablennamen
+ Formatoptionen angehängt werden. Die Syntax sieht dabei wie folgt aus:
+ <%variablenname FORMAT=Formatinformation%>.
+ Die zur verfügung stehenden Formatinformationen werden unten genauer
+ beschrieben.
Diese Variablen können auch beim automatischen Versand der + erzeugten Rechnungen per E-Mail genutzt werden, indem sie in den + Feldern für den Betreff oder die Nachricht verwendet werden.
Diese Variablen werden in den folgenden Elementen des Auftrags + ersetzt:
Bemerkungen
Interne Bemerkungen
Vorgangsbezeichnung
In den Beschreibungs- und Langtextfeldern aller + Positionen
Die zur Verfügung stehenden Variablen sind die Folgenden:
<%current_quarter%>,
+ <%previous_quarter%>,
+ <%next_quarter%>
+ Aktuelles, vorheriges und nächstes Quartal als Zahl
+ zwischen 1 und 4.
<%current_month%>,
+ <%previous_month%>,
+ <%next_month%>
+ Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Zahl zwischen
+ 1 und 12.
<%current_month_long%>,
+ <%previous_month_long%>,
+ <%next_month_long%>
+ Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Name
+ (Januar, Februar
+ etc.).
<%current_year%>,
+ <%previous_year%>,
+ <%next_year%>
+ Aktuelles, vorheriges und nächstes Jahr als vierstellige
+ Jahreszahl (2013 etc.).
<%period_start_date%>,
+ <%period_end_date%>
+ Formatiertes Datum des ersten und letzten Tages im
+ Abrechnungszeitraum (z.B. bei quartalsweiser Abrechnung und im
+ ersten Quartal von 2013 wären dies der
+ 01.01.2013 und
+ 31.03.2013).
Die invidiuellen Formatinformationen bestehen aus Paaren von
+ Prozentzeichen und einem Buchstaben, welche beide zusammen durch den
+ dazugehörigen Wert ersetzt werden. So wird z.B. %Y
+ durch das viertstellige Jahr ersetzt. Alle möglichen Platzhalter
+ sind:
%a
+ Der abgekürzte Wochentagsname.
%A
+ Der ausgeschriebene Wochentagsname.
%b
+ Der abgekürzte Monatsname.
%B
+ Der ausgeschriebene Monatsname.
%C
+ Das Jahrhundert (Jahr/100) als eine zweistellige + Zahl.
%d
+ Der Monatstag als Zahl zwischen 01 und 31.
%D
+ Entspricht %m/%d/%y (amerikanisches Datumsformat).
%e
+ Wie %d (Monatstag als Zahl zwischen 1 und 31), allerdings + werden führende Nullen durch Leerzeichen ersetzt.
%F
+ Entspricht %Y-%m-%d (das ISO-8601-Datumsformat).
%j
+ Der Tag im Jahr als Zahl zwischen 001 und 366 + inklusive.
%m
+ Der Monat als Zahl zwischen 01 und 12 inklusive.
%u
+ Der Wochentag als Zahl zwischen 1 und 7 inklusive, wobei + die 1 dem Montag entspricht.
%U
+ Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive, + wobei der erste Sonntag im Jahr das Startdatum von Woche 01 + ist.
%V
+ Die ISO-8601:1988-Wochennummer als Zahl zwischen 01 und 53 + inklusive, wobei Woche 01 die erste Woche, von der mindestens + vier Tage im Jahr liegen; Montag ist erster Tag der + Woche.
%w
+ Der Wochentag als Zahl zwischen 0 und 6 inklusive, wobei + die 0 dem Sonntag entspricht.
%W
+ Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive, + wobei der erste Montag im Jahr das Startdatum von Woche 01 + ist.
%y
+ Das Jahr als zweistellige Zahl zwischen 00 und 99 + inklusive.
%Y
+ Das Jahr als vierstellige Zahl.
%%
+ Das Prozentzeichen selber.
Anwendungsbeispiel für die Ausgabe, von welchem Monat und Jahr
+ bis zu welchem Monat und Jahr die aktuelle Abrechnungsperiode dauert:
+ Abrechnungszeitrum: <%period_start_date FORMAT=%m/%Y%>
+ bis <%period_end_date FORMAT=%m/%Y%>
+
Beim automatischen Versand der Rechnugen via E-Mail können neben diesen speziellen Variablen auch einige Eigenschaften der
+ Rechnung selber als Variablen im Betreff & dem Text der E-Mails genutzt werden. Beispiele sind
+ <%invnumber%> für die Rechnungsnummber oder <transaction_description%> für die
+ Vorgangsbezeichnung. Diese Variablen stehen beim Erzeugen der Rechnung logischerweise noch nicht zur Verfügung.
Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue + Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende + Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Ãberglick über die + wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.
Die zeitliche und periodische Ãberprüfung, ob eine + wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht + durch den Task-Server, einen + externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet + werden sollte.
Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende + Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum + auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Task-Server + den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung + generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den + Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt + manuell über den Workflow.