Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert - und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben. - Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen - umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die - Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden - Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht - wiederzufinden sind.
Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, + +
Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert + und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben. + Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen + umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die + Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden + Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht + wiederzufinden sind.
Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf - "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen - Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird außerdem noch + "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen + Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird auÃerdem noch angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist oder nicht.
Folgende Parameter kann man konfigurieren:
Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung - erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. Anfang eines - neuen Monats).
Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine - wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer + erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. am Anfang + eines neuen Monats).
Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine + wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim - nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten - aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies - verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.
Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen - erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den - Berichten anzeigen lassen.
Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue - Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem - Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer + nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten + aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies + verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.
Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen + erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den + Berichten anzeigen lassen.
Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue + Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem + Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt - wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der + wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.
Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den - Buchungsgruppen der betreffenden Waren.
ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden + Buchungsgruppen der betreffenden Waren.
ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden soll
ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden - sollen
Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des + sollen
Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum automatisch nach hinten geschoben wird.
Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.
Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
- Konfiguriert wird dies in der Konfigurationsdatei
+ Konfiguriert wird dies in der Konfigurationsdatei
- config/lx_office.conf im Abschnitt
- [periodic_invoices].
Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue
+ config/kivitendo.conf im Abschnitt
+ [periodic_invoices].
Um die erzeugten Rechnungen individualisieren zu können, werden
+ beim Umwandeln des Auftrags in eine Rechnung einige speziell
+ formatierte Variablen durch für die jeweils aktuelle
+ Abrechnungsperiode gültigen Werte ersetzt. Damit ist es möglich, z.B.
+ den Abrechnungszeitraum explizit auszuweisen. Eine Variable hat dabei
+ die Syntax <%variablenname%>.
Sofern es sich um eine Datumsvariable handelt, kann das
+ Ausgabeformat weiter bestimmt werden, indem an den Variablennamen
+ Formatoptionen angehängt werden. Die Syntax sieht dabei wie folgt aus:
+ <%variablenname FORMAT=Formatinformation%>.
+ Die zur verfügung stehenden Formatinformationen werden unten genauer
+ beschrieben.
Diese Variablen können auch beim automatischen Versand der + erzeugten Rechnungen per E-Mail genutzt werden, indem sie in den + Feldern für den Betreff oder die Nachricht verwendet werden.
Diese Variablen werden in den folgenden Elementen des Auftrags + ersetzt:
Bemerkungen
Interne Bemerkungen
Vorgangsbezeichnung
In den Beschreibungs- und Langtextfeldern aller + Positionen
Die zur Verfügung stehenden Variablen sind die Folgenden:
<%current_quarter%>,
+ <%previous_quarter%>,
+ <%next_quarter%>
+ Aktuelles, vorheriges und nächstes Quartal als Zahl
+ zwischen 1 und 4.
<%current_month%>,
+ <%previous_month%>,
+ <%next_month%>
+ Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Zahl zwischen
+ 1 und 12.
<%current_month_long%>,
+ <%previous_month_long%>,
+ <%next_month_long%>
+ Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Name
+ (Januar, Februar
+ etc.).
<%current_year%>,
+ <%previous_year%>,
+ <%next_year%>
+ Aktuelles, vorheriges und nächstes Jahr als vierstellige
+ Jahreszahl (2013 etc.).
<%period_start_date%>,
+ <%period_end_date%>
+ Formatiertes Datum des ersten und letzten Tages im
+ Abrechnungszeitraum (z.B. bei quartalsweiser Abrechnung und im
+ ersten Quartal von 2013 wären dies der
+ 01.01.2013 und
+ 31.03.2013).
Die invidiuellen Formatinformationen bestehen aus Paaren von
+ Prozentzeichen und einem Buchstaben, welche beide zusammen durch den
+ dazugehörigen Wert ersetzt werden. So wird z.B. %Y
+ durch das viertstellige Jahr ersetzt. Alle möglichen Platzhalter
+ sind:
%a
+ Der abgekürzte Wochentagsname.
%A
+ Der ausgeschriebene Wochentagsname.
%b
+ Der abgekürzte Monatsname.
%B
+ Der ausgeschriebene Monatsname.
%C
+ Das Jahrhundert (Jahr/100) als eine zweistellige + Zahl.
%d
+ Der Monatstag als Zahl zwischen 01 und 31.
%D
+ Entspricht %m/%d/%y (amerikanisches Datumsformat).
%e
+ Wie %d (Monatstag als Zahl zwischen 1 und 31), allerdings + werden führende Nullen durch Leerzeichen ersetzt.
%F
+ Entspricht %Y-%m-%d (das ISO-8601-Datumsformat).
%j
+ Der Tag im Jahr als Zahl zwischen 001 und 366 + inklusive.
%m
+ Der Monat als Zahl zwischen 01 und 12 inklusive.
%u
+ Der Wochentag als Zahl zwischen 1 und 7 inklusive, wobei + die 1 dem Montag entspricht.
%U
+ Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive, + wobei der erste Sonntag im Jahr das Startdatum von Woche 01 + ist.
%V
+ Die ISO-8601:1988-Wochennummer als Zahl zwischen 01 und 53 + inklusive, wobei Woche 01 die erste Woche, von der mindestens + vier Tage im Jahr liegen; Montag ist erster Tag der + Woche.
%w
+ Der Wochentag als Zahl zwischen 0 und 6 inklusive, wobei + die 0 dem Sonntag entspricht.
%W
+ Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive, + wobei der erste Montag im Jahr das Startdatum von Woche 01 + ist.
%y
+ Das Jahr als zweistellige Zahl zwischen 00 und 99 + inklusive.
%Y
+ Das Jahr als vierstellige Zahl.
%%
+ Das Prozentzeichen selber.
Anwendungsbeispiel für die Ausgabe, von welchem Monat und Jahr
+ bis zu welchem Monat und Jahr die aktuelle Abrechnungsperiode dauert:
+ Abrechnungszeitrum: <%period_start_date FORMAT=%m/%Y%>
+ bis <%period_end_date FORMAT=%m/%Y%>
+
Beim automatischen Versand der Rechnugen via E-Mail können neben diesen speziellen Variablen auch einige Eigenschaften der
+ Rechnung selber als Variablen im Betreff & dem Text der E-Mails genutzt werden. Beispiele sind
+ <%invnumber%> für die Rechnungsnummber oder <transaction_description%> für die
+ Vorgangsbezeichnung. Diese Variablen stehen beim Erzeugen der Rechnung logischerweise noch nicht zur Verfügung.
Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende - Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die - wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.
Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine + Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Ãberglick über die + wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.
Die zeitliche und periodische Ãberprüfung, ob eine wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht - durch den Taskserver, einen + durch den Task-Server, einen externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet - werden sollte.
Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende + werden sollte.
Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum - auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Taskserver + auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Task-Server den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt - manuell über den Workflow.