+ Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und + Artikelangaben. Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen + würde, und auch die Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, + später leicht wiederzufinden sind. +
+ Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf + "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird außerdem noch + angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist oder nicht. +
+ Folgende Parameter kann man konfigurieren: +
+ Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. Anfang eines neuen + Monats). +
+ Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer + nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten aktiven + Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen. +
+ Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den Berichten anzeigen + lassen. +
+ Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem Startdatum wird + überprüft, ob für die Periode (beginnend immer mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt wurde. Unter Umständen + können bei einem Startdatum in der Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden. +
+ Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den Buchungsgruppen + der betreffenden Waren. +
+ ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden soll +
+ ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden sollen +
+ Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man hier die + Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum automatisch nach hinten geschoben wird. +
+ Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen. +
+ Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden. Konfiguriert wird
+ dies in der Konfigurationsdatei
+
+ config/lx_office.conf im Abschnitt [periodic_invoices].
+
+ Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und + "Wiederkehrende Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die wiederkehrenden Rechnungen verschaffen + kann. +
+ Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht durch den + Taskserver, einen externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet + werden sollte. +
+ Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum auf + den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Taskserver den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung + generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt + manuell über den Workflow. +