doc/html/ch03.html

   1 <html><head>
   2       <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
   3    <title>Kapitel 3. Features und Funktionen</title><link rel="stylesheet" type="text/css" href="style.css"><meta name="generator" content="DocBook XSL Stylesheets V1.76.1-RC2"><link rel="home" href="index.html" title="kivitendo 3.6.1: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="up" href="index.html" title="kivitendo 3.6.1: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="prev" href="ch02s21.html" title="2.21. kivitendo ERP verwenden"><link rel="next" href="ch03s02.html" title="3.2. Bankerweiterung"></head><body bgcolor="white" text="black" link="#0000FF" vlink="#840084" alink="#0000FF"><div class="navheader"><table width="100%" summary="Navigation header"><tr><th colspan="3" align="center">Kapitel 3. Features und Funktionen</th></tr><tr><td width="20%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s21.html">Zurück</a>&nbsp;</td><th width="60%" align="center">&nbsp;</th><td width="20%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr></table><hr></div><div class="chapter" title="Kapitel 3. Features und Funktionen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title"><a name="features"></a>Kapitel 3. Features und Funktionen</h2></div></div></div><div class="sect1" title="3.1. Wiederkehrende Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title" style="clear: both"><a name="features.periodic-invoices"></a>3.1. Wiederkehrende Rechnungen</h2></div></div></div><div class="sect2" title="3.1.1. Einführung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.introduction"></a>3.1.1. Einführung</h3></div></div></div><p>Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert
   4         und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben.
   5         Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen
   6         umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die
   7         Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden
   8         Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht
   9         wiederzufinden sind.</p></div><div class="sect2" title="3.1.2. Konfiguration"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.configuration"></a>3.1.2. Konfiguration</h3></div></div></div><p>Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren,
  10         findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf
  11         "Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen
  12         Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird außerdem noch
  13         angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist
  14         oder nicht.</p><p>Folgende Parameter kann man konfigurieren:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">Status</span></dt><dd><p>Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung
  15               erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. am Anfang
  16               eines neuen Monats).</p><p>Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine
  17               wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer
  18               nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim
  19               nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten
  20               aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies
  21               verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.</p><p>Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen
  22               erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den
  23               Berichten anzeigen lassen.</p></dd><dt><span class="term">Periodizität</span></dt><dd><p>Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue
  24               Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem
  25               Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer
  26               mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt
  27               wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der
  28               Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.</p></dd><dt><span class="term">Buchen auf</span></dt><dd><p>Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus
  29               Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den
  30               Buchungsgruppen der betreffenden Waren.</p></dd><dt><span class="term">Startdatum</span></dt><dd><p>ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden
  31               soll</p></dd><dt><span class="term">Enddatum</span></dt><dd><p>ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden
  32               sollen</p></dd><dt><span class="term">Automatische Verlängerung um x Monate</span></dt><dd><p>Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des
  33               eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man
  34               hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum
  35               automatisch nach hinten geschoben wird.</p></dd><dt><span class="term">Drucken</span></dt><dd><p>Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten
  36               Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.</p></dd></dl></div><p>Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
  37         Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
  38         Konfiguriert wird dies in der <a class="link" href="ch02s04.html#config.config-file.sections-parameters" title="2.4.2. Abschnitte und Parameter">Konfigurationsdatei</a>
  39
  40                <code class="filename">config/kivitendo.conf</code> im Abschnitt
  41         <code class="varname">[periodic_invoices]</code>.</p></div><div class="sect2" title="3.1.3. Spezielle Variablen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.variables"></a>3.1.3. Spezielle Variablen</h3></div></div></div><p>Um die erzeugten Rechnungen individualisieren zu können, werden
  42         beim Umwandeln des Auftrags in eine Rechnung einige speziell
  43         formatierte Variablen durch für die jeweils aktuelle
  44         Abrechnungsperiode gültigen Werte ersetzt. Damit ist es möglich, z.B.
  45         den Abrechnungszeitraum explizit auszuweisen. Eine Variable hat dabei
  46         die Syntax <code class="literal">&lt;%variablenname%&gt;</code>.</p><p>Sofern es sich um eine Datumsvariable handelt, kann das
  47         Ausgabeformat weiter bestimmt werden, indem an den Variablennamen
  48         Formatoptionen angehängt werden. Die Syntax sieht dabei wie folgt aus:
  49         <code class="literal">&lt;%variablenname FORMAT=Formatinformation%&gt;</code>.
  50         Die zur verfügung stehenden Formatinformationen werden unten genauer
  51         beschrieben.</p><p>Diese Variablen können auch beim automatischen Versand der
  52         erzeugten Rechnungen per E-Mail genutzt werden, indem sie in den
  53         Feldern für den Betreff oder die Nachricht verwendet werden.</p><p>Diese Variablen werden in den folgenden Elementen des Auftrags
  54         ersetzt:</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Interne Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Vorgangsbezeichnung</p></li><li class="listitem"><p>In den Beschreibungs- und Langtextfeldern aller
  55             Positionen</p></li></ul></div><p>Die zur Verfügung stehenden Variablen sind die Folgenden:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">
  56                      <code class="varname">&lt;%current_quarter%&gt;</code>,
  57             <code class="varname">&lt;%previous_quarter%&gt;</code>,
  58             <code class="varname">&lt;%next_quarter%&gt;</code>
  59                   </span></dt><dd><p>Aktuelles, vorheriges und nächstes Quartal als Zahl
  60               zwischen <code class="literal">1</code> und <code class="literal">4</code>.</p></dd><dt><span class="term">
  61                      <code class="varname">&lt;%current_month%&gt;</code>,
  62             <code class="varname">&lt;%previous_month%&gt;</code>,
  63             <code class="varname">&lt;%next_month%&gt;</code>
  64                   </span></dt><dd><p>Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Zahl zwischen
  65               <code class="literal">1</code> und <code class="literal">12</code>.</p></dd><dt><span class="term">
  66                      <code class="varname">&lt;%current_month_long%&gt;</code>,
  67             <code class="varname">&lt;%previous_month_long%&gt;</code>,
  68             <code class="varname">&lt;%next_month_long%&gt;</code>
  69                   </span></dt><dd><p>Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Name
  70               (<code class="literal">Januar</code>, <code class="literal">Februar</code>
  71               etc.).</p></dd><dt><span class="term">
  72                      <code class="varname">&lt;%current_year%&gt;</code>,
  73             <code class="varname">&lt;%previous_year%&gt;</code>,
  74             <code class="varname">&lt;%next_year%&gt;</code>
  75                   </span></dt><dd><p>Aktuelles, vorheriges und nächstes Jahr als vierstellige
  76               Jahreszahl (<code class="literal">2013</code> etc.).</p></dd><dt><span class="term">
  77                      <code class="varname">&lt;%period_start_date%&gt;</code>,
  78             <code class="varname">&lt;%period_end_date%&gt;</code>
  79                   </span></dt><dd><p>Formatiertes Datum des ersten und letzten Tages im
  80               Abrechnungszeitraum (z.B. bei quartalsweiser Abrechnung und im
  81               ersten Quartal von 2013 wären dies der
  82               <code class="literal">01.01.2013</code> und
  83               <code class="literal">31.03.2013</code>).</p></dd></dl></div><p>Die invidiuellen Formatinformationen bestehen aus Paaren von
  84         Prozentzeichen und einem Buchstaben, welche beide zusammen durch den
  85         dazugehörigen Wert ersetzt werden. So wird z.B. <code class="literal">%Y</code>
  86         durch das viertstellige Jahr ersetzt. Alle möglichen Platzhalter
  87         sind:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">
  88                      <code class="varname">%a</code>
  89                   </span></dt><dd><p>Der abgekürzte Wochentagsname.</p></dd><dt><span class="term">
  90                      <code class="varname">%A</code>
  91                   </span></dt><dd><p>Der ausgeschriebene Wochentagsname.</p></dd><dt><span class="term">
  92                      <code class="varname">%b</code>
  93                   </span></dt><dd><p>Der abgekürzte Monatsname.</p></dd><dt><span class="term">
  94                      <code class="varname">%B</code>
  95                   </span></dt><dd><p>Der ausgeschriebene Monatsname.</p></dd><dt><span class="term">
  96                      <code class="varname">%C</code>
  97                   </span></dt><dd><p>Das Jahrhundert (Jahr/100) als eine zweistellige
  98               Zahl.</p></dd><dt><span class="term">
  99                      <code class="varname">%d</code>
 100                   </span></dt><dd><p>Der Monatstag als Zahl zwischen 01 und 31.</p></dd><dt><span class="term">
 101                      <code class="varname">%D</code>
 102                   </span></dt><dd><p>Entspricht %m/%d/%y (amerikanisches Datumsformat).</p></dd><dt><span class="term">
 103                      <code class="varname">%e</code>
 104                   </span></dt><dd><p>Wie %d (Monatstag als Zahl zwischen 1 und 31), allerdings
 105               werden führende Nullen durch Leerzeichen ersetzt.</p></dd><dt><span class="term">
 106                      <code class="varname">%F</code>
 107                   </span></dt><dd><p>Entspricht %Y-%m-%d (das ISO-8601-Datumsformat).</p></dd><dt><span class="term">
 108                      <code class="varname">%j</code>
 109                   </span></dt><dd><p>Der Tag im Jahr als Zahl zwischen 001 und 366
 110               inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
 111                      <code class="varname">%m</code>
 112                   </span></dt><dd><p>Der Monat als Zahl zwischen 01 und 12 inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
 113                      <code class="varname">%u</code>
 114                   </span></dt><dd><p>Der Wochentag als Zahl zwischen 1 und 7 inklusive, wobei
 115               die 1 dem Montag entspricht.</p></dd><dt><span class="term">
 116                      <code class="varname">%U</code>
 117                   </span></dt><dd><p>Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive,
 118               wobei der erste Sonntag im Jahr das Startdatum von Woche 01
 119               ist.</p></dd><dt><span class="term">
 120                      <code class="varname">%V</code>
 121                   </span></dt><dd><p>Die ISO-8601:1988-Wochennummer als Zahl zwischen 01 und 53
 122               inklusive, wobei Woche 01 die erste Woche, von der mindestens
 123               vier Tage im Jahr liegen; Montag ist erster Tag der
 124               Woche.</p></dd><dt><span class="term">
 125                      <code class="varname">%w</code>
 126                   </span></dt><dd><p>Der Wochentag als Zahl zwischen 0 und 6 inklusive, wobei
 127               die 0 dem Sonntag entspricht.</p></dd><dt><span class="term">
 128                      <code class="varname">%W</code>
 129                   </span></dt><dd><p>Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive,
 130               wobei der erste Montag im Jahr das Startdatum von Woche 01
 131               ist.</p></dd><dt><span class="term">
 132                      <code class="varname">%y</code>
 133                   </span></dt><dd><p>Das Jahr als zweistellige Zahl zwischen 00 und 99
 134               inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
 135                      <code class="varname">%Y</code>
 136                   </span></dt><dd><p>Das Jahr als vierstellige Zahl.</p></dd><dt><span class="term">
 137                      <code class="varname">%%</code>
 138                   </span></dt><dd><p>Das Prozentzeichen selber.</p></dd></dl></div><p>Anwendungsbeispiel für die Ausgabe, von welchem Monat und Jahr
 139         bis zu welchem Monat und Jahr die aktuelle Abrechnungsperiode dauert:
 140         <code class="literal">Abrechnungszeitrum: &lt;%period_start_date FORMAT=%m/%Y%&gt;
 141         bis &lt;%period_end_date FORMAT=%m/%Y%&gt;</code>
 142             </p><p>Beim automatischen Versand der Rechnugen via E-Mail können neben diesen speziellen Variablen auch einige Eigenschaften der
 143         Rechnung selber als Variablen im Betreff &amp; dem Text der E-Mails genutzt werden. Beispiele sind
 144         <code class="varname">&lt;%invnumber%&gt;</code> für die Rechnungsnummber oder <code class="varname">&lt;transaction_description%&gt;</code> für die
 145         Vorgangsbezeichnung. Diese Variablen stehen beim Erzeugen der Rechnung logischerweise noch nicht zur Verfügung.</p></div><div class="sect2" title="3.1.4. Auflisten"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.reports"></a>3.1.4. Auflisten</h3></div></div></div><p>Unter Verkauf-&gt;Berichte-&gt;Aufträge finden sich zwei neue
 146         Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende
 147         Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die
 148         wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.</p></div><div class="sect2" title="3.1.5. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.task-server"></a>3.1.5. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen</h3></div></div></div><p>Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine
 149         wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht
 150         durch den <a class="link" href="ch02s07.html" title="2.7. Der Task-Server">Task-Server</a>, einen
 151         externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet
 152         werden sollte.</p></div><div class="sect2" title="3.1.6. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.create-for-current-month"></a>3.1.6. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen</h3></div></div></div><p>Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende
 153         Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum
 154         auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Task-Server
 155         den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung
 156         generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den
 157         Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt
 158         manuell über den Workflow.</p></div></div></div><div class="navfooter"><hr><table width="100%" summary="Navigation footer"><tr><td width="40%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s21.html">Zurück</a>&nbsp;</td><td width="20%" align="center">&nbsp;</td><td width="40%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr><tr><td width="40%" align="left" valign="top">2.21. kivitendo ERP verwenden&nbsp;</td><td width="20%" align="center"><a accesskey="h" href="index.html">Zum Anfang</a></td><td width="40%" align="right" valign="top">&nbsp;3.2. Bankerweiterung</td></tr></table></div></body></html>